Datenschutzkonforme Aufbewahrung mit System
Gemäss Art. 12 der FMH Standesordnung hat jede Ärztin und jeder Arzt die Pflicht, die eigenen Leistungen zu dokumentieren und während mindestens 10 Jahren nach der letzten Eintragung aufzubewahren. Wie wichtig eine saubere Dokumentation einer Krankengeschichte ist, zeigt sich vor allem dann wenn es um die Übergabe der Praxis an eine/n Nachfolger:in geht.
Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem mit Hilfe einer Archivsoftware ist ohne Frage am sinnvollsten und am zukunftsfähigsten wenn es um das Thema Archivierung geht. Zwei Hauptgründe sprechen für die digitale Archivierung: Zum einen wird dadurch die Sicherheit der Daten gewährleistet, denn während Patientenakten in Papierform ggf. Auch von unbefugten Mitarbeitenden gelesen werden können, ist der Zugriff auf die Patientendaten in einer Archivsoftware nur mittels Anmeldung möglich. Zum andern brauchen Sie dank digitaler Ablage bedeutend weniger physischen Stauraum für Ordner.
Da es sich bei der Patientenakten-Archivierung um höchst sensible, personenbezogene Daten handelt, muss grösster Wert auf deren Sicherheit gelegt werden. Achten Sie bei der Wahl der Archivierungs-Software auf seriöse Anbieter:innen. Fragen Sie sich: Wie hilft mir das Archivierungssystem die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von in der Regel zehn Jahren technisch-organisatorisch und datenschutzkonform umsetzen?
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